Seorang pemimpin adalah seorang pribadi yang memiliki kecakapan/keahlian tertentu dalam satu atau beberapa bidang. Hal itu diperlukan agar dia sebagai pemimpin dapat mempengaruhi orang-
orang lain untuk bersama-sama melakukan aktiftas tertentu demi pencapaian satu atau beberapa tujuan. Yang paling penting dan perlu diingat adalah pribadi pemimpin dan bentuk kepemimpinan seseorang, apakah cocok bagi kepentingan organisasi atau kelompok dalam kondisi dan situasi tertentu. Dalam teknik kepemimpinan, kemampuan dan keterampilan teknis serta sosial seseorang pemimpin sangat diperhatikan. Dia harus menerapkan teori-teori kepemimpinan pada praktik kehidupan serta organisasi yang dipimpinnya, meliputi konsep-konsep pemikiran, prilaku sehari-hari dan semua hal yang dipakainya dalam mewujudkan kepemimpinan. Yang termasuk kategori dari teknik kepemimpinan antara lain :• Etika profesi pemimpin.
Dalam etika profesional pemimpin ada beberapa kriteria yang dikemukan oleh Paul E. Torgersen yaitu pengetahuan, pengontrolan diri, tanggungjawab sosial, aplikasi dan sanksi dari masyarakat. Bedasarkan kriteria tersebut maka profesi seorang pemimpin harus berlandaskan pada paham dasar yang mencerminkan berbagai nilai luhur kemanusiaan yang merupakan pedoman dari setiap pemimpin yaitu pengabdian bagi kepentingan umum, jaminan sosial bagi bawahan/anggota organisasi, adanya persatuan dan adanya dinamisator. Etika profesi kepemimpinan sendiri memiliki berbagai kriteria antara lain : memiliki kemampuan yang menonjol, mampu melakukan tugas-tugas kepemimpinan, bertanggungjawab, dapat mengontrol diri dan selalu berlandaskan pada nilai-nilai etis. Karena itu seorang pemimpin dituntut untuk bertanggung jawab secara moral, berdasarkan otonomi dan menuntut dirinya agar selalu bersikap kritis dan realistis
• Komunikasi
Merupakan arus informasi dan emosi yang terdapat dalam masyarakat baik yang berlangsung secara vertikal maupun secara horizontal. Disini yang perlu diperhatikan adalah teknik berkomunikasi antara lain : manfaat komunikasi, arah komunikasi, kebijakan komunikasi, persyaratan komunikasi dan bentuk komunikasi
• Pengambilan keputusan
Dalam kondisi-kondisi dan situasi tertentu, seorang pemimpin dituntut untuk mengambil keputusan segera. Hal ini sangat sulit apabila waktu yang tersedia sangat sempit, namun hal ini juga merupakan usaha paling penting bagi seorang pemimpin. Menurut H.A Simon ada tiga unsur penting dalam pengambilan putusan yaitu :
1. Intelegence activity
2. Design activity
3. Choise activity
Agar pemimpin berhasil dalam memimpin bawahannya, pemimpin harus tahu cara memimpin dengan menggunakan teknik memimpin yang baik yakni :
1. memberikan perintah
2. memberikan teguran
3. memberikan pujian/penghargaan
4. memelihara sikap yang baik
5. menerima saran dari bawahan
6. memperkuat rasa persatuan
7. mengenalkan anggota baru.
Dasar-Dasar Mengelola Organisasi Untuk mengelola dan memenej organisasi dibutuhkan keahlian dan ketrampilan tertentu untuk menjamin terselenggaranya roda organisasi dengan sebaik-baiknya. Untuk itu sebelum memulai tahapan pengelolaan sebuah organisasi harus dipahami benar kultur dan karakteristik yang sudah terbangun di organisasi tersebut. Tujuan dari proses pemahaman ini adalah untuk menghindari terjadinya konflik-konflik yang tidak perlu terjadi, yang akan banyak menguras banyak pikiran dan perhatian. Pola-pola seperti inilah yang harus dipahami benar oleh seorang pemimpin atau manager yang baru akan memasuki lingkungan sebuah organisasi sehingga dia akan mendapatkan dukungan penuh yang diperlukannya untuk membangun organisasi
tersebut.
Bagaimana halnya dengan mengelola sebuah organisasi baru?
Mengelola yang baru sama sekali dan belum memiliki budaya-budaya organisasi tertentu akan jauh lebih mudah walaupun unsur kesulitannya juga tidak sedikit. Yang dilakukan oleh seorang pemimpin atau manager dalam mengelola organisasi seperti ini adalah membangun budaya dan kultur organisasi yang baik serta membangun keterikatan moral yang kuat dikalangan pengurus organisasi untuk meredam dan memperkecil terjadinya perbedaan. Organisasi tanpa adanya perbedaan-perbedaan di dalamnya bukanlah organisasi yang sehat dan akan stagnan (monoton). Sementara sebuah organisasi yang terlalu dinamis dengan perbedaan yang sangat lebar yang fundamental (pokok) justru akan menguburkan visi dan misi organisasi. Untuk itu, yang paling ideal adalah membangun organisasi yang demokratis dan dinamis dengan berusaha sekuat mungkin mengeliminir perbedaan-perbedaan yang sifatnya subtansial (kokoh). Untuk itu tahapan penyatuan visi dari seluruh pengurus sangat dibutuhkan di samping menampung seluruh aspirasi yang berkembang sambil mendialogkannya dengan transparan kepada seluruh jajaran pengurus yang ada. Langkah Mengelola Organisasi Mengelola organisasi adalah sebuah proses untuk menghasilkan out-put yang baik dari organisasi tersebut. Sebagaimana yang sudah dilazimkan dalam teori proses tersebut, ada tiga komponen yang paling penting yang harus dilewati yaitu :
Input --> Proses --> Out-put
Dimulai dari input sebagai tahapan awal dari pengelolaan organisasi,maka diperlukan input-input yang segar dan konstruktif bagipengembangan organisasi. Adapun input-input itu berupa :
1. Masukan.
2. Hasil penelitian.
3. Dan lain-lain.
4. Kritik.
5. Hasil work-shop dan seminar.
Dengan bermodalkan input inilah seorang pemimpin dapat menentukan visi dan misi organisasi, sektor yang akan digarap, periode kepengurusan, out-put yang dihasilkan, mekanisme pertanggungjawaban dan lain-lain. Setelah input telah berhasil dikumpulkan, maka langkah berikut yang harus dilewati adalah proses itu sendiri yang terdiri dari :
1. Proses awal
Bentuk kegiatannya berupa:
a. Up-grading (penataran)
Adapun tujuan dari up-grading adalah untuk menyamakan pengetahuan seluruh calon pengurus maupun pengurus organisasi terhadap permasalahan keorganisasian. Adalah sesuatu yang wajar di dalam sebuah organisasi terdapat perbedaan pemahaman dan pengetahuan tentang organisasi yang disebabkan oleh perbedaan pengalaman di dalam sebuah organisasi.
b. Rapat Kerja
Setelah seluruh pengurus di up-grade pengetahuan dan kemampuannya serta memiliki input yang komprehensif, maka tahapan berikutnya yang dimasuki adalah rapat kerja. Rapat kerjadiperlukan untuk menentukan :
1. Visi dan misi organisasi
2. Program kerja
3. Hak dan kewajiban pengurus dan anggota organisasi.
4. Job description atau gambaran kerja yang meliputi batasan-batasan kewenangan dari jabatan-jabatan struktural yang ada didalam organisasi.
5. Batasan periode organisasi
6. Mekanisme mutasi, reshuffle dan lain-lain.
2. Proses Pengelolaan Organisasi
Pada intinya, proses pengelolaan organisasi itu adalah pelaksanaan operasional organisasi berdasarkan kesepakatan-kesepakatan yang dihasilkan di dalam rapat kerja. Jika dalam perjalanannya terjadi sedikit penyimpangan yang bersifat insidentil harus dimaklumi sebagai warna yang tidak bisa dihindarkan dari perjalanan organisasi. Semuanya masih dianggap sebagai kewajaran untuk dapat ditoleransi, selama tidak menyimpang dari visi dan misi yang diemban oleh organisasi. Selain itu juga, sebuah organisasi harus mempunyai komponen (struktur) yang valid, jelas arah dan tujuan tugasnya yang sesuai dengan visi dan misi yang dituju, maka dengan itulah sebuah organisasi dapat memberikan out-put yang maksimal. Di dalam proses mengelola organisasi, ada beberapa fungsi kepemimpinan yang harus diperhatikan yaitu:
a. Fungsi Instruktif
Fungsi ini memiliki kaitan yang erat dengan kemampuan komunikasi seorang pemimpin. Sebuah instruksi agar dapat melaksanakan dengan sebaik-baiknya harus disampaikan dengan bahasa komunikasi yang baik juga, lugas dan mudah difahami. Fungsi intruktif dijalankan tanpa mengabaikan komunikasi dua arah walaupun keputusan pada akhirnya tetap diserahkan kepada pimpinan. Namun proses yang demokratis seperti ini akan sangat menguntungkan karena dapat menyerap aspirasi dari bawah, dan bagi seluruh bawahan akan merasa dihargai karena diapun dapat memberikan kontribusi saran dalam porsi yang sama. Seorang pemimpin harus bisa melakukan POAC : P (Planning), O(Organizing), A (Actuating), & C (Controlling)
Apa maksudnya?
Planning adalah kemampuan seseorang untuk merencanakan suatu kegiatan secara matang. Mulai dari tujuan sampai resiko kegiatan sudah mampu direncanakan.
Organizing adalah kemampuan seseorang setelah mem-planningsuatu kegiatan, dilanjutkan dengan pembagian kerja (job) kepada tiap-tiap pengurus. Mulai dari penanggungjawab acara hingga pada kebutuhan konsumsi, semuanya telah dibagi tugaskan.
Actuating adalah proses pemberitahuan kepada anggota (khalayak ramai) tentang kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut, sehingga akan mampu menarik simpati dan minat para anggota untuk bersama-sama mensukseskan kegiatan yang akan diadakan tersebut; termasuk di dalamnya proses selama kegiatan itu berlangsung.
Controlling adalah kemampuan seseorang untuk mengawasi dan
mengatur segala hal yang telah direncanakan, sehingga mampu menjadikan para pengurus yang lain lebih mau dan mampu bekerja keras untuk memberikan yang terbaik pada rencana kegiatan tersebut.
b. Fungsi Delegasi
Setiap pemimpin tidak akan sanggup bekerja sendiri tanpa dibantu oleh orang-orang yang berada di struktur di bawahnya. Untuk itu mendelegasikan wewenang kepada bawahan akan sangat membantu terciptanya kepemimpinan yang efektif. Subtansi dari pendelegasian ini adalah pemberian izin kepada pengurus organisasi yang lain dalam posisi struktural tertentu untuk pelaksanakan sebagian dari kewenangan yang diembankan kepadanya. Di dalam memilih orang yang akan didelegasikan kewenangan tersebut, hendaknya memperhatikan kepribadian sehari-hari calon yang akan didelegasikan, serta melihat kemampuan-kemampuan yang dimilikinya.
c. Fungsi Pengendalian
Tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengendalikan dan mengawasi jalannya organisasi. Jika terjadi penyimpangan-penyimpangan, maka secepatnya sang pemimpin harus menegur untuk segera diadakan perbaikan. Dan jika terjadi kesalahan, maka tanggung jawabnya pun akan diemban ke pundak sang pemimpin. Oleh karena itu pengawasan harus dilakukan secermat mungkin untuk menghindari terjadinya kerugian yang lebih besar.
d. Fungsi Keteladanan
Pemimpin merupakan tokoh panutan utama di lingkungan organisasinya sehingga seluruh perilaku sang pemimpin akan selalu disoroti dengan kritis. Oleh karena itu seorang pemimpin dituntut agar selalu menampilkan perilaku terbaik sesuai dengan kebudayaan dan norma dasar organisasi. Beberapa fungsi utama dalam proses mengelola organisasi ini hendaknya bisa dilaksanakan sepenuhnya oleh para pemimpin yang berada di dalam organisasi-organisasi tertentu. Fungsi-fungsi tersebut di samping untuk membentuk model kepemimpinan yang efektif, juga bertujuan untuk memudahkan dalam koordinasi antar pemimpin dengan pemimpin dan pemimpin dengan orang-orang yang dipimpinnya. Keterputusan garis komando dan garis konsultasi justru akan mengacaukan pengelolaan organisasi, karena setiap orang akan bergerak masing-masing berdasarkan inisiatif dan rasionya tanpa mempertimbangkan apakah yang ia laksanakan sejalan dengan kebijakan organisasi. Adapun bagian akhir dari proses tersebut adalah out-put yang bisa dihasilkan, baik itu berupa jasa maupun barang. Adapun ukuran keberhasilan dari penyelesaian (pengadaan) out-put itu adalah :
1. Ketepatan waktu
2. Keuntungan yang diperoleh
3. Efesiensi biaya
Jika ketiga parameter ini dapat dipenuhi, maka jalannya kepemimpinan dan menejemen organisasi dapat dikatakan berhasil, dan fungsi kepemimpinan telah berjalan dengan sebagaimana mestinya. Namun walau sudah memenuhi kriteria berhasil, tahapan evaluasi/breafing masih harus dilakukan guna mengetahui kelemahan-kelemahan yang masih ada, bisa saja menjadi sandungan keberhasilan di waktu-waktu yang akan datang. Menurut Jeannette Vos* dalam lokakarya The Learning Organization, Gallivarre, Swedia, 1996, mengatakan bahwa ada delapan langkah menuju organisasi pembelajaran :
1. Periksalah gambaran umum yang mungkin terjadi. Carilah model untuk masa depan
2. Apa yang kini terjadi. Nilailah realitas anda saat ini. Singkirkan hal-hal negatif. Apa yang menghalangi anda? Kegagalan = umpan balik
3. Apa yang anda inginkan lagi. Bermimpilah! Ciptakan visi tersebut! Fokuskan diri padanya
4. Periksalah ekologi. Apa saja sumberdaya yang anda miliki?
Apakah tempat kerja (atau tempat hidup) anda nyaman untuk berfikir? Padukan perilaku dan sikap anda dengan tujuan anda
5. Lakukan! Tentukan sasarannya secara spesifik. Visualisasikan
dengan semua indra. PLAN = Personal Learning Action Plan –Rencanakan aksi belajar pribadi
6. Satu padukan dengan yang lain. Ciptakan lingkungan yang saling mendukung. Raih dukungan. Bangun struktur tim. “Setiap orang mengajar satu orang”
7. Evaluasi, tinjau, rayakan. Apakah anda mencapai sasaran?
Sukseskah anda? Seberapa sukses? Petakan kembali jika perlu
8. Daur ulang. Gandakan keberhasilan anda.
Menumbuhkembangkan Budaya Organisasi sebagai mana yang sudah disinggung pada awal pembahasan tadi bahwa salah satu elemen terpenting dari sebuah organisasi adalah budaya yang tumbuh ditengah-tengah organisasi itu sendiri. Adapun bentuk dari budaya tersebut dapat bersifat terlihat, maupun abstrak atau tidak terlihat. Budaya atau kultur organisasi yang terlihat berupa interaksi sosial masyarakat organisasi tersebut, gaya berpakaian, kedisiplinan dll. Kultur yang terlihat ini diklasifikasikan karena sifatnya yang dapat diukur dalam parameter-parameter tertentu seperti agama, budaya regional, prestasi kerja dan sebagainya. Adapun budaya organisasi yang tidak terlihat adalah kebiasaan yang berkembang di tengah-tengah masyarakat organisasi namun tidak dapat diukur parameter-parameter apapun kecuali ditandai akses-akses dan dampak yang ditimbulkan. Contoh dari budaya ini meliputi hal-hal yang bersifat ideologis (perjuangan). Budaya organisasi seperti ini sering kali kita temukan dalam partai-partai politik maupun organisasi-organisasi kepemudaan dan masa. Menumbuh kembangkan budaya organisasi dalam batasan-batasan yang baik dan memancing kompetisi yang sehat memang harus dilakukan seperti membudayakan disiplin kerja, menjalin komunikasi dengan baik, berpakaian sopan setiap harinya dan lain-lain. Namun jika budaya yang berkembang kebalikannya seperti korupsi waktu dll, yang akan merugikan organisasi, maka sebaiknya dipangkas/dihilangkan sejak awal untuk diadakan peraturan-peraturan formal sebagai langkah antisipatif.
Membangun Organisasi yang Kuat
Bagaimana membangun organisasi menjadi kuat? Tentunya untuk membangun sebuah bangunan organisasi yang kuat, harus memiliki pondasi yang kuat pula. Organisasi yang dimaksud di sini adalah organisasi bisnis atau organisasi sosial. Dan pondasi-pondasi itu adalah empat hal (plus dua) yang akan dibahas berikut :
1. Berorientasi pada hasil
Produktivitas seseorang atau organisasi terlihat dari hasil-hasil kerja yang mereka lakukan. Hasil-hasil ini tentunya adalah hasil-hasil kerja positif. Banyak terjadi hari ini organisasi yang ada hanya banyak melakukan pekerjaan namun sedikit dalam output kerja mereka. Mungkin sebagian dari kita masih berorientasi pada proses. Ada jargon yang sering kita dengar bahwa, “yang paling penting adalah prosesnya, hasil itu ngikut sendiri.” Jargon ini ada benarnya dan tidak selamanya benar. Memang kita harus memperhatikan proses dari pekerjaan kita, proses yang salah akan mempengaruhi hasil. Namun, melulu menikmati proses juga bukan pekerjaan yang produktif. Tetap ada target-target output dari pekerjaan yang kita lakukan. Tetap ada target-target pencapaian waktu penyelesaian pekerjaan. Kehidupan yang dinamis saat ini memaksa kita dan organisasi kita untuk cepat merespon apa-apa yang terjadi di lingkungan kita. Keterlambatan respon atas kejadian-kejadian di sekeliling kita akan menyebabkan organisasi kita semakin tertinggal dan ditinggalkan. Ingat bahwa waktu tidak pernah menunggu. Kita harus mengubah pola pikir kita yang tadinya ‘baru’ berorientasi pada proses menjadi orientasi kepada hasil kerja. Hal ini dilakukan bukan berarti menghalalkan segala cara untuk mencapai semua target yang telah kita canangkan. Namun tetap memperhatikan input dari proses dan proses itu sendiri. Hanya saja, proses yang kita lakukan dipaksa (kalau boleh begitu bahasanya) untuk mencapai target output dan target waktu yang telah ditetapkan di awal.
Kegiatan ‘memaksa’ di sini dapat dipandang sebagai upaya-upaya seperti memperbaiki kualitas input, memperbaiki kualitas proses pengerjaan dan perbaikan-perbaikan lainnya. Hal ini semata-mata dilakukan untuk mengikuti cepatnya gerak langkah lingkungan tempat kita tinggal saat ini.
2. Jangan menyepelekan data
Informasi adalah salah satu input dalam proses pengembangan pribadi atau organisasi. Informasi yang bertebaran di sekeliling kita adalah makanan yang harus di konsumsi demi meningkatkan daya saing organisasi. Orang-orang yang ketinggalan informasi dengan sendirinya akan tercecer dari persaingan global. Data adalah penyusun informasi itu sendiri. Dari data yang akurat maka akan didapatkan atau dihasilkan informasi yang akurat. Terutama bagi organisasi bisnis, data adalah makanan yang harus selalu dikumpulkan dan dimakan. Dari data ini keluarlah strategi-
strategi untuk memenangkan persaingan.
3. Pekerjakan orang-orang cerdas
Meletakkan orang-orang cerdas di posisinya adalah cara yang paling efektif dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Banyak organisasi yang gagal beroperasi karena diisi oleh orang-orang yang tidak memiliki kemampuan di bidang tersebut. Untuk itu di awal sangat penting bagi organisasi untuk melakukan seleksi yang ketat dalam menempatkan orang-orang yang bekerja dalam organisasi. Selain itu, orang-orang yang cerdas akan memiliki energi yang jauh lebih besar dibandingkan orang-orang biasa di sekelilingnya. Akan ada selalu diskusi yang hangat ketika kita sedang membahas sebuah masalah. Akan banyak ide-ide bermunculan saat mencari solusi atas masalah yang sedang dihadapi oleh organisasi. Dan satulagi, orang-orang cerdas akan sangat mudah untuk beradaptasi dengan lingkungan yang senantiasa berubah. Mereka akan mudah untuk terus belajar dan belajar menghadapi tuntutan perubahan lingkungan.
4. Bangun loyalitas orang-orang anda
Organisasi akan maju jika diisi (selain orang cerdas) oleh orang-orang yang loyal. Namun, membangun loyalitas adalah sebuah pekerjaan yang sulit dan memakan waktu yang tidak sebentar. Dengan menerapkan trik ini, anda akan dapat membangun loyalitas orang-orang anda. Langkah yang harus anda ambil hanya satu,yaitu : Anda harus menunjukkan loyalitas anda kepada orang-orang anda. Bagaimana caranya? Caranya adalah hargailah keberadaan mereka, jangan menganggap diri kita lebih baik dan lebih tinggi dibandingkan mereka. Pandanglah mereka sebagai rekan kerja. Tindakan nyatanya adalah sering-sering ajak bawahan anda untuk makan bersama, olahraga bersama atau kalau perlu anda ajak ke rumah, ajak menginap dan makan di rumah anda. Dengan demikian mereka akan merasa sangat dihargai dan mereka akan balik menghargai anda sebagaimana yang anda lakukan padanya.
5. Ciptakan suasana kerja yang dinamis
Pada dasarnya, manusia itu senang dengan kehidupan yang menantang dan dinamis. Jika kita membaca ulang sejarah kehidupan kita, kita akan menemui sebuah fakta bahwa sejak masih berbentuk sel sperma, kita telah berkompetisi untuk mendapatkan satu tempat di dunia ini. Dan kita membuktikan bahwa kita berhasil untuk hadir di dunia. Namun, saat kita terlahir, iklim kompetisi itu terasa terus berkurang. Sama ketika kita melakukan kerja-kerja di organisasi, ketika iklim kompetisi (yang positif tentunya) itu hadir di tengah-tengah organisasi, setiap anggota organisasi akan berusaha untuk ikut ambil bagian. Untuk membuktikan ini, anda perlu menguji cobakan teori ini.
6. Bangun jaringan
Jaringan kerja adalah penguat eksistensi kita. Sekuat apapun modal dan fisik kita, jika kita kerja sendiri, maka hanya kehancuran yang akan kita temui. Beton, dinding itu kuat karena ada jaringan antara pasir, semen, air, batu, besi dan batu bata. Jika saja air tidak hadir maka tidak akan ada bangunan yang berdiri. Begitu juga saat kita membangun sebuah tim atau organisasi. Inilah enam bagian yang dapat kita lakukan guna menciptakan organisasi yang tangguh. Keenam ini adalah bagian kecil dari berbagai tips untuk membangun sebuah organisasi yang kuat. Yang perlu dilakukan saat ini adalah segera mengambil tindakan nyata guna mewujudkan apa-apa yang kita cita-citakan.
